Konsultacje Rektora UG z pracownikami UG odbywają się w każdy piątek w godzinach 8-12
(po wcześniejszym umówieniu się w sekretariacie kanclerza).
-
Do zakresu działania Biura Rektora należy zapewnienie organizacyjnej i biurowej działalności Rektora a w szczególności:
-
przekazywanie decyzji i poleceń Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza pracownikom lub jednostkom;
-
gromadzenie dokumentacji niezbędnej do bieżącego zarządzania Uczelnią;
-
obsługa interesantów;
-
wykonywanie prac na bieżąco zleconych przez Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
-
W skład Biura Rektora wchodzą:
-
Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG,
-
Sekcja Marketingu,
-
Zespół Doradców i Pełnomocników.
-
Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG:
-
Prowadzi terminarze Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
-
Przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza, pilnuje prawidłowego obiegu korespondencji i zajmuje się sprawowaniem nadzoru nad poprawnym działaniem Kancelarii Uniwersytetu.
-
Organizuje posiedzenia uroczyste Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorskiego z Dziekanami, Konwentu Godności Honorowych, Komisji podporządkowanych Władzom Uniwersytetu.
-
Protokołuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego z Dziekanami.
-
Prowadzi książkę kontroli oraz rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie zewnętrznych kontroli i audytów.
-
Prowadzi obsługę administracyjną Komitetu Audytu.
-
Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Władze UG.
-
Organizuje spotkania związane z pełnieniem przez Władze UG funkcji reprezentacyjnych.
-
Prowadzi ewidencję podpisywanych przez Rektora dyplomów ukończenia studiów.
-
Prowadzi rejestr wydawanych delegacji służbowych pracowników administracji zatrudnionych w pionie Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego zastępców.
-
Załatwia sprawy związane z rozpatrywaniem skarg i wniosków kierowanych do Władz Uniwersytetu.
-
Udziela informacji na temat działalności organizacji studenckich i kół naukowych oraz prowadzi ich rejestr w Uniwersytecie Gdańskim.
-
Prowadzi kalendarz rezerwacji sal w budynku Rektoratu UG.
-
Prowadzi sekretariaty związków zawodowych działających w UG.
-
Sekcja ds. Marketingu:
-
Opiniuje działania promocyjne i informacyjne podejmowane indywidualnie przez jednostki pod kątem ich zgodności z identyfikacją wizualną oraz docelowym wizerunkiem Uczelni.
-
Odpowiada za wdrożenie wśród jednostek identyfikacji Uniwersytetu Gdańskiego.
-
Trzykrotnie w ciągu roku (marzec, czerwiec, wrzesień) we współpracy z Biurem Rekrutacji opracowuje, przedstawia do akceptacji Kolegium Rektorskiemu i nadzoruje kampanię promocyjną w mediach wspierającą rekrutację na wyższe studia stacjonarne i niestacjonarne, studia doktoranckie oraz studia podyplomowe.
-
Wspiera promocje konferencji oraz innych ważnych wydarzeń i uroczystości organizowanych na Uniwersytecie Gdańskim.
-
Współpracuje z osobami odpowiadającymi za działania promocyjne na poszczególnych Wydziałach.
-
Archiwizuje dokumentację fotograficzną ważnych wydarzeń w działalności Uczelni.
-
We współpracy z rzecznikiem prasowym i Działem Zamówień Publicznych przygotowuje i rozsyła do mediów płatne informacje dotyczące istotnych wydarzeń i osiągnięć Uniwersytetu Gdańskiego, jego pracowników oraz studentów.
-
Dba o pozytywny wizerunek Uniwersytetu w internecie, aktualizuje informacje na jego temat zawarte w internetowych portalach edukacyjnych oraz w tzw. portalach społecznościowych.
-
Zamawia oznakowane upominki reklamowe, materiały konferencyjne na potrzeby jednostek Uniwersytetu organizując sprzedaż w sklepie internetowym UG.
-
Współpracuje z kołami naukowymi przy oznakowaniu konferencji oraz wydarzeń naukowych organizowanych przez studentów.
-
Współpracuje z „Gazetą Uniwersytecką”, Redakcją Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki” oraz z Radiem MORS przy przygotowaniu materiałów reportażowych z najważniejszych wydarzeń Uniwersytetu Gdańskiego.
-
Organizuje „Targi Akademia” oraz współpracuje z wydziałami przy organizacji dni otwartych UG.
-
Opracowuje i przygotowuje publikacje oraz materiały audiowizualne promujące Uniwersytet wśród różnych grup docelowych.
-
Zespół Doradców i Pełnomocników Rektora:
Zadania oraz kompetencje doradców i pełnomocników Rektora określa Rektor w pełnomocnictwie lub w odrębnym dokumencie.