Wspiera Rektora w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne, niezależne i konsekwentne działanie o charakterze zapewniającym i doradczym, służące poprawie skuteczności zarządzania, w tym zarządzania ryzykiem oraz ocenie systemu kontroli zarządczej.
Wykonuje zadania audytowe w zgodności z powszechnie uznawanymi standardami audytu wewnętrznego.
Opracowuje, oparte o analizę ryzyka, roczne plany audytu.
W zakresie zadań zapewniających dokonuje oceny, czy:
strategie, programy i cele statutowe są realizowane i osiągane;
ryzyko jest prawidłowo zidentyfikowane i zarządzane;
istotne informacje finansowe, zarządcze i operacyjne są dokładne i terminowe;
działania pracowników są zgodne z obowiązującymi procedurami oraz ustanowionymi standardami, w tym standardami kontroli zarządczej;
uwzględniane są interesy i priorytety interesariuszy.
Przeprowadza audyt wewnętrzny zlecony zgodnie z założeniami przekazanymi przez Ministra Finansów.
Monitoruje realizację zaleceń wydanych przez audytorów wewnętrznych.
Wykonuje czynności sprawdzające i doradcze wydanych zaleceń.
Współpracuje z audytorami zewnętrznymi i organami kontroli zewnętrznych w zakresie uzgodnionym z Rektorem.
Uczestniczy w przygotowaniu rocznych oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.
W zakresie kontroli wewnętrznej Biuro:
przeprowadza planowe i doraźne kontrole działalności jednostek w celu zbadania efektywności i zgodności ich działania z obowiązującymi przepisami prawa;
opracowuje zalecenia pokontrolne;
monitoruje i kontroluje wykonanie, przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu, zaleceń pokontrolnych wydanych przez podmioty kontrolujące;
przygotowuje roczną informację o wynikach przeprowadzonych kontroli;
sporządza dokumentację z przeprowadzonych kontroli, prowadzi książkę kontroli wewnętrznych; rejestruje i zabezpiecza oraz przechowuje materiały z przeprowadzonych kontroli;
współpracuje z instytucjami zewnętrznymi kontrolującymi działalność Uczelni.
W zakresie bezpieczeństwa i oceny ryzyka Biuro realizuje całokształt zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem i bezpieczeństwem, tj. bezpieczeństwem fizycznym i technicznym, bezpieczeństwem informacji, obronnością i zarządzaniem kryzysowy
W zakresie zarządzania ryzykiem, Biuro:
koordynuje proces zarządzania ryzykiem w UG;
opracowuje zasady i procedury zarządzania ryzykiem oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za monitorowanie poszczególnych grup ryzyka;
koordynuje proces analizy planów reagowania (środki zaradcze) na ryzyko związane z działalnością UG;
przygotowuje okresowe raporty dla Rektora przedstawiające aktualny stan ryzyk i mechanizmów kontrolnych (zabezpieczeń);
prowadzi rejestr ryzyk oraz rejestr zdarzeń UG;
odpowiada, we współpracy z Centrum Informatycznym, za rozwój i aktualizację Systemu Zarządzania Ryzykiem;
działa na rzecz podniesienia świadomości problematyki zarządzania ryzykiem, w tym przeprowadza szkolenia pracowników w zakresie efektywnego zarządzania ryzykiem.
W zakresie bezpieczeństwa fizycznego i technicznego Biuro:
realizuje przedsięwzięcia mające na celu poprawę szeroko pojętego bezpieczeństwa studentów, pracowników i gości Uniwersytetu oraz współpracuje z podmiotami zewnętrznymi mogącymi mieć wpływ na bezpieczeństwo i porządek na terenie Uczelni, m.in. organami bezpieczeństwa państwa oraz porządku publicznego, Strażą Pożarną, administracją zespoloną i samorządami terytorialnymi;
podejmuje działania w celu zabezpieczenia Uniwersytetu przed działaniami niekonwencjonalnymi i terrorystycznymi;
nadzoruje realizację zabezpieczenia imprez odbywających się na terenie Uniwersytetu oraz współpracuje w tym zakresie ze Strażą Uniwersytecką;
koordynuje systemy w obszarach ochrony bezpośredniej osób i mienia, zabezpieczenia technicznego obiektów, bezpieczeństwa informacji oraz danych, ochrony informacji niejawnych, bezpieczeństwa systemu informatycznego Uczelni;
koordynuje opracowywanie planów ochrony oraz ciągłości działania;
podejmuje działania w celu wyeliminowania agresji lub dyskryminacji w stosunku do cudzoziemców;
prowadzi szkolenia w zakresie bezpieczeństwa.
W obszarze bezpieczeństwa informacji Biuro:
realizuje zadania w zakresie ochrony informacji niejawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
zapewnia ochronę informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
opracowuje plan ochrony informacji niejawnych i nadzoruje jego realizację;
podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych, zawiadamiając o tym Rektora;
prowadzi Kancelarię Dokumentów Niejawnych;
zapewnia ochronę informacji Uniwersytetu Gdańskiego o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym lub innym posiadających wartość gospodarczą w rozumieniu tajemnicy przedsiębiorstwa;
prowadzi szkolenia w zakresie bezpieczeństwa informacji.
W obszarze obronności i zarządzania kryzysowego Biuro:
realizuje zadania wyznaczane przez MNiSW oraz inne uprawnione organy w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
współdziała z Pomorskim Urzędem Wojewódzkim, urzędami miejskimi oraz innymi jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie bezpieczeństwa, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego;
realizuje zadania z zakresu systemu Stałego Dyżuru MNiSW oraz w przypadku wprowadzenia poszczególnych stopni alarmowych w rozumieniu ustawy o działaniach antyterrorystycznych przygotowuje i nadzoruje ich realizację na terenie Uniwersytetu (w tym zakresie Dyżurny Stałego Dyżuru podlega bezpośrednio Rektorowi, a podczas jego nieobecności zastępującemu Prorektorowi lub Kanclerzowi);
prowadzi weryfikację stosunku do służby wojskowej nowo przyjmowanych pracowników oraz realizuje zadania z zakresu powszechnego obowiązku obrony dotyczące Uniwersytetu;
prowadzi szkolenia w zakresie realizacji powszechnego obowiązku obrony RP, zarządzania kryzysowego oraz ćwiczenia z programu szkolenia obronnego administracji rządowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministerstwa Obrony Narodowej;
współdziała w programie dobrowolnego szkolenia wojskowego studentów „Legia Akademicka”.
W ramach Biura funkcjonuje Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, który w ustawowym zakresie ochrony informacji niejawnych podporządkowany jest bezpośrednio Rektorowi. Kierownik Kancelarii Dokumentów Niejawnych, w zakresie realizowanych zadań wynikających z przepisów o ochronie informacji niejawnych, podlega bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych.
