Wszystkie informacje o planowanym terminie złożenia projektów i/ lub terminie podpisania umów o dofinansowanie i umów partnerskich oraz aneksów należy przekazywać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dokumenty należy przesyłać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dostarczyć pocztą wewnętrzną albo zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny.
Dokumenty należy dostarczać w formie elektronicznej edytowalnej oraz skanów (zdjęć) zawierających podpisy. Oryginały dokumentów należy dostarczyć pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny. Dokumenty można również przesyłać i akceptować za pomocą EZD.
Do odwołania Posiedzenia Komitetu Sterującego ds. Projektów odbywać się będą w trybie obiegowym bez udziału Kierowników Projektów. Wszelkie pytania członków Komitetu będą przesyłane pocztą elektroniczną za pośrednictwem Biura Zarządzania Projektami Rozwojowymi (w przypadku projektów rozwojowych) oraz Biura Zarządzania Projektami Naukowymi (w przypadku projektów krajowych naukowych).
Dokumenty należy wysłać elektronicznie na adres:
Podpisane dokumenty zostaną przekazane w formie elektronicznej oraz przesłane pocztą wewnętrzną. W wyjątkowych przypadkach będzie można odebrać dokumenty osobiście z portierni Rektoratu, po wcześniejszym zgłoszeniu terminu i godziny odbioru. Dokumenty wymagające podpisu elektronicznego będą podpisywane przez upoważnionego prorektora. Dokumenty związane z realizacją projektów krajowych naukowych będą podpisywane przez Prorektora ds. Nauki.
Z pracownikami biur do odwołania można kontaktować się telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. W biurach będą obecni pracownicy pełniący w danym dniu dyżur, pozostali pracownicy będą pracować zdalnie.
Z pracownikami Działu do odwołania można kontaktować się telefonicznie:
58 523 2436, 58 523 2302, 58 523 3141, 58 523 2005 – sekretariat Dyrektora Finansowego
lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
W Dziale będą obecni pracownicy pełniący w danym dniu dyżur, pozostali pracownicy będą pracować zdalnie.
Faktury (krajowe i zagraniczne), rachunki i rozliczenia delegacji należy przekazać do Działu Zamówień Publicznych. Dokumenty umieszczone w kopertach
i zaadresowane Dział Zamówień Publicznych należy dostarczać pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny do Działu Zamówień Publicznych.
Przypominamy, że do faktur zagranicznych należy dołączyć:
- do odczynników: oświadczenie, że nie są produkowane w Polsce oraz Intrastat
- do towarów: Intrastat
- do usług: datę wykonania usługi.
Wszystkie dokumenty (poza fakturami, rachunkami i delegacjami) należy dostarczać do Działu Obsługi Finansowej Projektów pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny. Dokumenty powinny być
w zamkniętych kopertach zaadresowanych następująco: Dział Obsługi Finansowej Projektów i imię i nazwisko opiekuna projektu w DOFP.
Przypominamy, że wnioski o przyznanie dodatku specjalnego oraz zlecenia wypłat wynagrodzenia uzupełniającego powinny być złożone najpóźniej do 10 dnia miesiąca (lub wcześniejsza data w przypadku dużej ilości zleceń z jednego projektu - powyżej 10 wniosków).
Umowy i rachunki do umów zlecenia oraz umów o dzieło powinny być złożone do 5 dnia miesiąca.
Jeżeli odpowiednio 10-ty, 5-ty dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy to dokumenty należy dostarczyć do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem.
Zapytania o zestawienia wynagrodzeń do raportu z NCN z danego projektu należy kierować drogą elektroniczną na adres email: renata.smagacka@ug.edu.pl
Jednocześnie informujemy, że Narodowe Centrum Nauki dopuszcza możliwość złożenia raportów w terminie późniejszym niż dotychczas obowiązujący termin 31.03.2020 r., raporty roczne mogą być złożone nie później niż 30.04.2020 r., raporty końcowe nie później niż 30 dni od pierwotnej daty złożenia wynikającej z umowy.
Raporty/sprawozdania finansowe/wnioski o płatność, które powinny być złożone zgodnie z terminami określonymi w umowach o dofinansowanie projektu, należy przekazać do DOFP odpowiednio:
- wersja wstępna-robocza raportu w formie elektronicznej w okresie co najmniej 8 dni roboczych przed terminem wyznaczonym przez instytucję finansującą do złożenia raportu na adres email wyznaczonego opiekuna projektu w DOFP;
- wersja ostateczna przeznaczona do wysłania do instytucji finansującej dwutorowo– w formie elektronicznej na adres email opiekuna projektu w DOFP oraz w formie papierowej pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny. Dokumenty powinny być w zamkniętych kopertach zaadresowanych następująco: Dział Obsługi Finansowej Projektów i imię i nazwisko opiekuna projektu w DOFP.
Osoby, które poniosły koszty związane z zakupem biletów bez możliwości zwrotu, ubezpieczeń itp. w ramach realizowanych projektów i nie wyjechały, mogą próbować dochodzić uznania tych kosztów za kwalifikowane w projekcie, argumentując zaistniałą sytuację Instytucjom Finansującym, zakazem wyjazdów pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Gdańskiego oraz przyjazdów do Uniwersytetu Gdańskiego gości z zagranicy, wprowadzonym Zarządzeniem nr 20/R/20 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 10 marca 2020 roku w sprawie przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się koronawirusa.
O zmianach terminów realizacji zadań należy bezpośrednio informować instytucję finansującą projekt.
W przypadku podmiotów, które z powodu zaistniałej sytuacji dotyczącej zagrożenia epidemiologicznego spowodowanego koronawirusem będą miały problem z dotrzymaniem terminów, Centrum dopuszcza możliwość złożenia raportów w terminie późniejszym: raporty roczne nie później niż 30.04.2020 r., raporty końcowe nie później niż 30 dni od pierwotnej daty złożenia wynikającej z umowy.
Nowe, planowane działania monitoringowe projektów zostały zawieszone do końca marca, spotkania zostały przełożone. W przypadku wizyt zaplanowanych na kwiecień, Sekcja Monitoringu Projektów będzie indywidualnie kontaktować się z Kierownikiem Projektu w celu potwierdzenia terminu spotkania, w zależności od rozwoju sytuacji w kraju i wytycznych Ministerstwa oraz Władz UG.
Zaplanowane do 20 marca br. kontrole zewnętrzne i weryfikacje finansowe dokumentów w projektach rozwojowych i naukowych odbędą się w trybie zdalnym. Sekcja Monitoringu Projektów będzie indywidualnie kontaktować się z Kierownikiem Projektu i Kierownikami jednostek organizacyjnych administracji centralnej w celu przekazania dokumentów w wersji elektronicznej.
W przypadku otrzymania kolejnych zawiadomień o kontrolach zewnętrznych w projektach rozwojowych i naukowych, UG w porozumieniu z Kierownikiem Projektu będzie wnioskował do Instytucji Pośredniczących/Zarządzających o przełożenie terminu kontroli na miejscu na późniejszy okres. Jeśli nie otrzymamy zgody ze strony Zespołów Kontrolujących, będziemy proponować przeprowadzenie kontroli w trybie zdalnym.
Zgodnie ze stanowiskiem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju wszelkie zobowiązania finansowe beneficjenci mogą pokryć ze środków projektu, pod warunkiem:
Zgodnie ze stanowiskiem Narodowej Agencji Wymiany Zagranicznej (NAWA) w odniesieniu do Programu PROM – Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej do krajów i z krajów, w których występuje zagrożenie epidemiologiczne koronawirusem (Rekomendacja Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa SARS-CoV-2 dostępna: https://www.gov.pl/web/nauka/rekomendacja-ministra-nauki-i-szkolnictwa-w...)
Zgodnie ze stanowiskiem Narodowego Centrum Nauki (NCN) w przypadku poniesienia kosztów podróży do krajów objętych zagrożeniem epidemiologicznym, w ramach działań związanych z realizowaniem projektów badawczych finansowanych przez NCN, koszty takie zostaną uznane za kwalifikowalne.
Jednocześnie NCN rekomenduje rozważenie przełożenia na późniejszy termin wyjazdów do zagranicznych ośrodków naukowych, finansowanych w ramach konkursów NCN.
Zgodnie ze stanowiskiem Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE) istnieją możliwe formy rozwiązania sytuacji problemowych:
1. Jeśli z uzasadnionych powodów mobilność nie odbyła się, została przerwana bądź odwołana, a poniesiono już koszty tego wyjazdu (np. kupiono bilety lotnicze, zarezerwowano noclegi itp.) lub jeśli pojawią się dodatkowe, nieprzewidziane koszty związane z realizacją projektu/mobilności, wówczas FRSE może zastosować klauzulę o działaniu siły wyższej i uznać poniesione koszty, których nie udało się odzyskać w inny sposób. FRSE będzie wymagała m.in. przesłania uzasadnienia odwołania wyjazdu oraz udokumentowanych prób odzyskania poniesionych kosztów. Należy pamiętać, że kwota przyznanego przez FRSE dofinansowania na realizację projektu nie może ulec zwiększeniu względem przyznanego już dofinansowania.
2. W uzasadnionych przypadkach w wybranych typach projektów istnieje możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu o maksymalnie 12 miesięcy. Długość projektu może być wydłużona maksymalnie do 36 miesięcy (w przypadku projektów trwających 24 miesiące) i do 24 miesięcy (w przypadku projektów trwających 12 miesięcy). FRSE będzie wymagała m.in. uzasadnienia przedłużenia czasu realizacji projektu.
W celu uzyskania szczegółowych instrukcji w zakresie możliwości wprowadzenia powyższych rozwiązań prosimy o kontakt z opiekunem projektu. Każdy przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie.
Partnerzy projektowi powinni stosować się do zaleceń swoich władz.
Tak, poniżej znajdują się rekomendacje poszczególnych instytucji.
Raportowanie w europejskiej strategii HR (HRS4R) w aktualnej sytuacji pandemii koronawirusa
https://www.kpk.gov.pl/?p=52257&znewsletter=1kwietnia2020
NCBiR - Uproszczenia w rozliczaniu projektów krajowych i międzynarodowych oraz w ich raportowaniu w czasie pandemii
https://www.ncbr.gov.pl/o-centrum/aktualnosci/szczegoly-aktualnosci/news/uproszczenia-w-rozliczaniu-projektow-i-raportowaniu-w-czasie-pandemii-62021/
Zmiana zasad dostarczania dokumentów do NCN
Wyjazdy do zagranicznych ośrodków naukowych
Terminy składania raportów rocznych i końcowych
Komunikat dla beneficjentów realizujących zamówienia w projektach dofinansowanych ze środków RPO WP 2014-2020
http://www.rpo.pomorskie.eu/-/komunikat-dla-beneficjentow-realizujacych-zamowienia-w-projektach-dofinansowanych-ze-srodkow-regionalnego-programu-operacyjnego-wojewodztwa-pomorskieg
Informacja o częściowym zawieszeniu stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/90013/Informacja_o_czesciowym_zawieszeniu_wytycznych_kwalifikowalnosci.
pdfunduszeeuropejskie.gov.pl/media/90013/Informacja_o_czesciowym_zawieszeniu_wytycznych_kwalifikowalnosci.pdf
Rekomendacje Komisji Europejskiej w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich, w tym dot. COVID-19
https://www.ncbr.gov.pl/programy/fundusze-europejskie/power/aktualnosci/aktualnosci-szczegoly/news/rekomendacje-komisji-europejskiej-w-zakresie-informacji-i-promocji-funduszy-europejskich-64089/