Nabór wniosków zamknięty - realizacja mobilności do 30.06.2022

- Kwota dofinansowania
•    Stawki stypendialne obowiązujące przy wyjazdach studentów i absolwentów na praktykę w roku 2020-2021
TABELA NR 1

- Zasady płatności stypendium
•  Zaleca się studentom posiadanie rachunków bankowych w walucie EURO, w której realizowane są płatności stypendiów w ramach programu ERASMUS+ (oprócz płatności stypendiów z dodatkiem z funduszy PO WER, które realizowane i rozliczane są w PLN). Nie ma możliwości pobrania stypendium w kasie uczelni lub oddziale w banku prowadzącym konta UG.

•  W celu dokonania przelewu grantu, akceptowane są numery rachunków bankowych założonych w bankach komercyjnych objętych gwarancjami Bankowego Funduszu Gwarancyjnego (BFG) - www.bfg.pl/gwarantowanie-depozytow/podmioty-objete-gwarancjami/. Warunkowa możliwość przekazania grantu na rachunek założony w banku spoza listy banków komercyjnych objętych gwarancjami BFG wymaga wcześniejszych (ok. 4 tyg. przed planowanym wyjazdem) konsultacji z SOP Erasmus+.

•   Stypendium wypłacane jest w dwóch transzach. Pierwsza transza stanowi ok. 70% całkowitej kwoty stypendium i zostaje przekazana na rachunek bankowy uczestnika w przeciągu 30 dni od daty podpisania umowy między  uczelnią i beneficjentem. Pozostała kwota jest wypłacana po terminowym wypełnieniu formalnych wymogów rozliczeniowych (procedura wyjazdowa - czynności po zakończeniu mobilności) w ciągu 30 dni od daty zakończenia rozliczenia. Terminowość płatności zależy  od otrzymania przez uczelnię środków z Narodowej Agencji Programu ERASMUS+.

•   Stypendium wypłacane z programu Erasmus+ przeznaczone jest na dofinansowanie (nie zaś sfinansowanie) kosztów podróży, ubezpieczenia, zakwaterowania i utrzymania za granicą.

•    najkrótszy możliwy do sfinansowania czas trwania  praktyki  wynosi 60 dni, a najdłuższy 150 dni.

•     Kwota stypendium obliczona adekwatnie do czasu trwania praktyki wynikającym z „Letter of Intent”, przesłanym uczestnikowi przez instytucję przyjmującą  jest określona w umowie o wyjazd jako „dofinansowanie maksymalne”. Oznacza to, że pobyt dłuższy nie wpływa na zwiększenie kwoty dofinansowania, natomiast rozliczony pobyt krótszy niż ten wynikający z umowy obniża kwotę stypendium proporcjonalnie do liczby dni, o które został skrócony okres mobilności.

WAŻNE! Osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się z tego tytułu o dodatkowe dofinansowanie na czas mobilności równe przewidywanym kosztom rzeczywistym związanym z niepełnosprawnością.

Procedura wyjazdowa

•     Czynności przed rozpoczęciem mobilności

•     Czynności w trakcie mobilności

•     Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE
 
Czynności przed rozpoczęciem mobilności

I.    Rekrutacja
II.    Umowa

I.    Rekrutacja

a) Poszukiwanie instytucji goszczącej

•    Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy (poszukując miejsca praktyk można wesprzeć się stroną internetową : www.erasmusintern.org/traineeships)
•    Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz  umożliwiać zdobycie nowych umiejętności.
•    Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
•    Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.
•    Praktyka nie może być realizowana w:
     o    instytucjach Unii Europejskiej,
     o    instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej,
     o    w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju kandydata.

b) Ustalenie czasu trwania praktyki

•    Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące/60 dni. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 5 miesięcy/150 dni. Istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy, bez dofinansowania.
•    Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.
•    W celu umożliwienia osobom wyjeżdżającym obliczenia minimalnego okresu pobytu, uprawniającego do uzyskania grantu, na dole strony został zamieszczony w formie pliku xls „Kalkulator czasu pobytu Erasmus+”.
     
     WAŻNE!
o    w przypadku  korzystania z  jakiegokolwiek innego modułu programu ERASMUS+ konieczne jest, przed zawarciem kolejnej umowy,  pełne rozliczenie i zakończenie poprzedniego wyjazdu.
o    Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+). Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.
W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Sekcją Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+).

c) Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)

•    Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Entent (załącznik u dołu strony).
•    Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.

d) Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora

•    Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej, zainteresowany student musi uzyskać akceptację dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału macierzystego . Wyrazem akceptacji jest złożenie podpisów na Formularzu Stypendysty programu Erasmus+ /praktyki 2020-2021 (załącznik u dołu strony), wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą.
•    Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.

e) Złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w SOP Erasmus+ (Rektorat UG, II piętro, pok. 202)

Kandydat składa osobiście komplet dokumentów:

1. Letter of Intent (kopia lub oryginał)
2. Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (kopia lub oryginał)
3. W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER   niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych.

•  O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w SOP Erasmus+. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało    zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
•  Konieczne jest osobiste złożenie Formularza stypendysty, gdyż w trakcie wizyty w biurze kandydat otrzymuje wskazówki dotyczące dalszych działań, których odbiór potwierdza własnoręcznym podpisem.

UWAGA! Ze względu na epidemię COVID-19 zmienia się, do odwołania, sposób składania dokumentów: 

• akceptowany będzie komplet dokumentów przesłany drogą elektroniczną,  zawarty w jednej korespondencji mailowej (zaleca sie hasłowanie korespondencji zawierającej dane osobowe). Po otrzymaniu i zaakceptowaniu kompletu dokumentów aplikacyjnych, SOP Erasmus+ przekaże, drogą mailową, informacje dotyczące dalszych działań;

Komplet dokumentów stanowi:

1. Letter of Intent (pdf.)

2. Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (pdf.)

3. W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER  niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych (pdf.)

• dopuszcza się osobiste złożenie kompletu dokumentów wyłącznie po uprzednim, telefonicznym umówieniu wizyty w SOP Erasmus+

• o kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w SOP Erasmus+. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało    zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.

II.    Umowa

Warunkiem uzyskania dofinansowania praktyki  z programu Erasmus+ jest zawarcie, przed wyjazdem, umowy cywilno- prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim.

       UWAGA! Ze względu na epidemię COVID-19 zmienia się, do odwołania, sposób zawierania umowy cywilno- prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim:

1. Korespondencyjne zawarcie umowy cywilno-prawnej (preferowane).

- W celu omówienia wymaganej dokumentacji i uzgodnienia reguł dotyczących korespondencyjnego zawarcia umowy, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta z SOP ERASMUS+ na około 3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.

- W kolejnym kroku, po skompletowaniu dokumentów aplikacyjnych przez beneficjenta i weryfikacji  ich przez SOP Erasmus+ w systemie ESRS zostaje wystawiona i przygotowana do pobrania umowa cywilno-prawna. 

- Beneficjent weryfikuje dane oraz treść umowy (w celu wyjaśnienia  ewentualnych niezgodności należy bezzwłocznie skontaktować się mailowo lub telefonicznie z SOP Erasmus+). Następnie Beneficjent pobiera  umowę i drukuje ją w dwóch egzemplarzach, a po podpisaniu:

• odsyła listem poleconym obydwa podpisane  egzemplarze  na adres SOP ERASMUS+ ( Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk)  

       lub

• w wyznaczonym terminie ( w każdy poniedziałek w godz. 8.00-15.00 ) składa osobiście obydwa podpisane egzemplarze w Sekcji  Obsługi Programu Erasmus+ (Rektorat, pokój 202).

- Po wpłynięciu dokumentów  przedstawiciel uczelni (pracownik SOP Erasmus+), w imieniu Rektora UG podpisuje 2 egzemplarze umowy cywilno-prawnej i zamieszcza kopię (skan) w pełni podpisanej umowy w systemie ESRS na indywidualnym koncie Beneficjenta.

- oryginał umowy pozostaje do osobistego odebrania w dogodnym, uprzednio ustalonym telefonicznie terminie w SOP ERASMUS+ albo zostaje odesłany listem poleconym na wskazany przez Beneficjenta adres pocztowy (sposób odebrania umowy odbywa się zgodnie z mailową dyspozycją Beneficjenta).

2.  Osobiste zawarcie umowy cywilno-prawnej w  biurze SOP Erasmus+ (w uzasadnionych przypadkach).

- W celu  omówienia wymaganej dokumentacji i ustalenia terminu wizyty w biurze SOP ERASMUS+, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22)  ze strony beneficjenta  na około 3  tygodnie przed planowaną datą wyjazdu. 

- podczas osobistej wizyty w biurze,  we wcześniej ustalonym terminie, następuje podpisanie umowy przez obydwie strony.

W trakcie wizyty należy nosić maseczkę oraz przestrzegać zasady  zachowania dystansu społecznego.

Miejsce podpisania umowy: Uniwersytet Gdański

                                             Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+)

                                             Rektorat UG, pok. 202 (II piętro)

Przed podpisaniem umowy, bez względu na sposób jej procedowania, Uczestnik jest zobowiązany do:

a) wykonania wstępnego testu językowego w systemie  OLS - Online Linguistic Suport (co najmniej na 2 dni przed podpisaniem umowy),

b) zarejestrowania się w serwisie „Odyseusz” prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/) - dotyczy tylko obywateli polskich.

c) uzupełnienia danych i wymaganych dokumentów w systemie ESRS (informacja o ESRS w załączniku u dołu strony - " System ESRS i wybrane zagadnienia procedury aplikacyjnej  2020-2021").

Czynności w trakcie mobilności

•    Zmiany w   dokumencie Training Agreement (TA) – w przypadku potrzeby dokonania zmian w planie praktyki należy zaktualizować TA. Studenci mają na to czas w pierwszym miesiącu trwania mobilności. Aktualizacja polega na uzupełnieniu sekcji „Section to be completed DURING THE MOBILITY” (str. 6 dokumentu TA) oraz na  uzyskaniu akceptacji  tych zmian przez instytucję przyjmującą i wysyłającą (złożenie podpisów).  Daty podpisania dokumentu muszą potwierdzać dokonanie zmian w pierwszym miesiącu pobytu na praktyce.
•    Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce.
•    Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (formularz w załączniku). Traineeship Certificate  zawiera  część potwierdzającą czas trwania mobilności (ostatnia strona). Część ta musi być  osobno wypełniona i podpisana przez placówkę goszczącą.
•    Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki, nie zmienia to jednak wysokości dofinansowania. W tym celu najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:
1.     Powiadomić SOP Erasmus+ o planowanej zmianie czasu pobytu;
2.     Wskazać w TA, w  rubryce: "Planned period of the mobility"  w części IV "Section to be completed during the mobility" (str. 6) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;
3.     Uzyskać na części IV skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;
4.     Przedstawić  dowody ubezpieczeń  KL, NNW i OC w miejscu praktyk obejmujących przedłużony okres pobytu.
5.     Najpóźniej w ostatnim dniu  obowiązywania pierwotnej umowy podpisać aneks zmieniający okres pobytu na praktyce.

 Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE 

Po zakończeniu pobytu w instytucji goszczącej konieczne jest rozliczenie mobilności. Musi ono nastąpić w terminie  do dwóch tygodni od daty zakończenia pobytu na praktyce, wykazanej w  potwierdzeniu czasu pobytu – „Confirmation of Traineeship Period”). 

Po prawidłowym rozliczeniu mobilności następuje wypłata drugiej transzy dofinansowania. 

Nierozliczenie wyjazdu w wyznaczonym terminie, zgodnie z zapisem  indywidualnej umowy stypendialnej, skutkuje wezwaniem do zwrotu całości przyznanych  uprzednio środków finansowych.

Rozliczenie polega na:

•  złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Mobility Tool”) Ankiety Stypendysty Erasmusa (wyłącznie on-line, zaproszenie wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta, krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności); 

•  przedłożeniu kompletnych dokumentów (wymagana forma: oryginał lub wydruk z uwierzytelnionego źródła):

1. Traineeship Certificate – zał. nr 3

2. Confirmation of Traineeship Period (zawierającym informację o formie zrealizowanej praktyki) - zał. nr 4

Forma dostarczenia: rejestrowana poczta tradycyjna ( adres: Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk) lub osobiste złożenie dokumentów w Sekcji Obsługi Programu Erasmus+, po uprzednim, telefonicznym umówieniu wizyty (+48 58 523 2467 lub +48 58 523 3122).  

•  okazaniu w systemie ESRS kompletnego dokumentu  Training Agreement (włącznie z częścią dotyczącą zmian w programie, jeżeli takowe miały miejsce); 

•  okazaniu w systemie ESRS dowodów podróży i zakwaterowania (dotyczy tylko tych Beneficjentów programu Erasmus+, którzy w całości lub w części realizowali praktykę w formie zdanej lub przerwali mobilność wskutek wystąpienia siły wyższej).